Au sein d’une entreprise, la collecte d’avis est surtout orientée vers les clients. Pourtant, les employés sont les premiers concernés par le fonctionnement interne. Ils observent les points de blocage, les dysfonctionnements, mais aussi ce qui fonctionne réellement au sein d’une société au quotidien. Ignorer leur avis revient alors à passer à côté d’une véritable source d’informations précieuses. Cependant, demander l’avis des employés ne se résume pas à envoyer un questionnaire de temps en temps. Il faut créer un climat de confiance et ouvrir le dialogue. Voici comment procéder correctement.
Créer un climat de confiance avec les employés
Pour demander l’avis des employés, il faut d’abord instaurer un climat de confiance entre la société et les collaborateurs. Cette étape est indispensable pour obtenir de vrais retours sincères car un salarié ne s’exprime pas librement s’il craint que ses propos risquent d’être mal interprétés ou utilisés à son encontre.
Avant même de faire la demande d’avis et de mettre en place des outils de collecte, il faut donc poser un cadre clair. Les collaborateurs doivent comprendre pourquoi leur parole est sollicitée, mais aussi comment elle sera utilisée. Cette transparence conditionne en grande partie la qualité des réponses.
Dans ce contexte, les échanges informels sont à privilégier. Une discussion en tête-à-tête, un moment d’échange après une réunion ou une conversation plus spontanée facilitent la prise de parole. Un dialogue plus naturel est plus riche qu’un questionnaire standardisé. Ainsi, lorsque ce cadre est bien posé, les employés sont plus disposés à partager des avis nuancés, constructifs et directement liés à leur expérience.
Choisir le bon moment pour demander l’avis
La qualité des retours des employés dépend également du moment choisi pour envoyer la demande d’avis. Interroger ses employés alors qu’ils sont surchargés, en période de forte activité ou juste après une réunion tendue risque de produire des réponses superficielles. En revanche, choisir un moment plus calme favorise des retours plus réfléchis.
Ainsi, il est préférable d’intégrer la demande de feedback des employés dans des temps déjà propices à l’analyse, comme la fin d’un projet ou un point de suivi individuel. Dans ces situations, les collaborateurs sont généralement plus disponibles pour formuler un avis bien plus structuré.
Par ailleurs, certaines recherches vont dans ce sens à l’instar de celle de SurveyMonkey qui souligne que les employés se montrent plus enclins à répondre à une demande d’avis de manière sincère lorsque les sollicitations sont courtes, ciblées et bien positionnées dans le temps. En d’autres mots, l’objectif n’est pas de multiplier les sollicitations, mais de les intégrer au bon moment, dans des conditions qui permettent une réelle prise de recul.
Poser les bonnes questions au personnel
La qualité des retours d’expérience dépend également en grande partie de la manière dont les demandes sont formulées. Des questions trop générales ou trop fermées donnent des réponses limitées, difficiles à exploiter. Il vaut mieux privilégier des formulations plus ouvertes incitant les employés à développer leur point de vue.
Plutôt que de demander si un collaborateur est satisfait de son cadre environnemental ou de la société, l’inviter à expliquer ce qui facilite son travail au quotidien ou ce qui pourrait être amélioré dans son organisation s’avère alors plus efficace. Ce type de question encourage une réflexion plus approfondie et fait émerger des pistes d’amélioration plus précises.
Non seulement, cette approche permet de recueillir une opinion sincère, mais permet aussi de comprendre les raisons qui la motivent. Dans cette logique, le questionnaire ne doit pas être perçu comme une simple formalité, mais comme un support de dialogue. D’ailleurs, plus les questions sont claires et orientées vers l’expérience réelle, plus les réponses gagnent en pertinence et en utilité.
Apprendre à varier les formats de ses demandes d’avis
Demander l’avis des employés en un seul format ne suffit pas. Si certains salariés peuvent s’exprimer facilement par écrit, d’autres préfèrent le verbal. Il y a aussi ceux qui se livrent mieux dans des échanges informels. Multiplier les formats (écrit, oral, anonyme ou non) augmente donc la qualité des retours.
Dans cette perspective, voici quelques exemples de formats à utiliser :
- Sondages en ligne courts : pour obtenir des retours rapides et structurés, ce format est utile pour mesurer l’avis sur un sujet précis (outil, processus, environnement de travail).
- Entretiens individuels courts : pour aller en profondeur sur des sujets sensibles ou complexes, l’entretien est la clé à adopter.
- Groupes de discussion (focus groups) : les demandes d’avis via les groupes de discussion interne sont excellentes pour faire émerger des idées précises, détecter des tendances de fond et observer les interactions entre collègues.
- Boîtes à idées / Feedback anonyme : bien que classique, ce système permet aux plus réservés de s’exprimer sans pression, surtout sur des sujets délicats.
Moins de réponses génériques, plus d’idées, plus d’engagement…ce sont là les intérêts de varier les formats.